Τα Τμήματα με απόφαση της Συνέλευσής τους, καταρτίζουν μητρώο εσωτερικών εκλεκτόρων και μητρώο εξωτερικών εκλεκτόρων ανά γνωστικό αντικείμενο που θεραπεύει το Τμήμα σύμφωνα με το εγκεκριμένο μητρώο γνωστικών αντικειμένων, τα οποία αναρτώνται στο πληροφοριακό σύστημα με επιμέλεια της Γραμματείας.
Το μητρώο εσωτερικών εκλεκτόρων ανά γνωστικό αντικείμενο του μητρώου γνωστικών αντικειμένων αποτελείται από δύο κατηγορίες εκλεκτόρων, ως εξής:
α) Εκλέκτορες ίδιου γνωστικού αντικειμένου: περιλαμβάνονται τα μέλη ΔΕΠ του Τμήματος, που έχουν ταυτόσημο γνωστικό αντικείμενο σύμφωνα με την απόφαση διορισμού τους ή με απόφαση μεταβολής του γνωστικού τους αντικειμένου. Μέλη ΔΕΠ του Τμήματος δε δύναται να ενταχθούν σε περισσότερα από δύο (2) γνωστικά αντικείμενα ως ίδιου γνωστικού αντικειμένου.
β) Εκλέκτορες συναφούς γνωστικού αντικειμένου: περιλαμβάνονται μέλη ΔΕΠ του Τμήματος, που έχουν συναφές γνωστικό αντικείμενο σύμφωνα με την απόφαση διορισμού τους ή με απόφαση μεταβολής του γνωστικού τους αντικειμένου και με το εν γένει δημοσιευμένο ερευνητικό και επιστημονικό τους έργο.
Στο μητρώο εξωτερικών εκλεκτόρων ανά γνωστικό αντικείμενο του μητρώου γνωστικών αντικειμένων εντάσσονται όλοι οι εξωτερικοί εκλέκτορες, δηλαδή μέλη ΔΕΠ άλλων Τμημάτων του ίδιου ή άλλου ΑΕΙ της ημεδαπής και ιδρυμάτων της αλλοδαπής, καθώς και αντίστοιχης βαθμίδας ερευνητές των ερευνητικών κέντρων και τεχνολογικών ινστιτούτων του άρθρου 13Α του Ν. 4310/2014 (Α’ 258) ή λοιπών ερευνητικών οργανισμών της ημεδαπής και αλλοδαπής, με γνωστικό αντικείμενο που εμπίπτει στο επιστημονικό πεδίο στο οποίο εντάσσεται το γνωστικό αντικείμενο του μητρώου. Οι εξωτερικοί εκλέκτορες κατατάσσονται στις δύο κατηγορίες, είτε ίδιου είτε συναφούς γνωστικού αντικειμένου, σύμφωνα με τις αποφάσεις διορισμού ή μεταβολής του γνωστικού τους αντικειμένου και το εν γένει επιστημονικό και ερευνητικό τους έργο.
Σημειώνεται ότι δίνεται πλέον η δυνατότητα στους Επί θητεία Επίκουρους Καθηγητές να συμμετέχουν στα μητρώα εκλεκτόρων ανά γνωστικό αντικείμενο.
Δεν εντάσσονται στα μητρώα εκλεκτόρων όσα Μέλη ΔΕΠ των ΑΕΙ υπηρετούν σε προσωποπαγείς θέσεις και δεν έχουν κριθεί κατ’ ελάχιστον μία φορά στο πλαίσιο ανοιχτής διαδικασίας εκλογής ή εξέλιξης.