Οι διαδικασίες εκλογής και εξέλιξης των καθηγητών και των υπηρετούντων λεκτόρων και οι διαδικασίες ανανέωσης και μονιμοποίησης των επί θητεία επίκουρων καθηγητών υποστηρίζονται ηλεκτρονικά από το πληροφοριακό σύστημα Απέλλα.
Η προκήρυξη εκλογής ή εξέλιξης καθηγητών και των υπηρετούντων λεκτόρων, μετά τη δημοσίευση της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως (ΦΕΚ), καθώς και η αίτηση για ανανέωση ή μονιμοποίηση των επί θητεία επίκουρων καθηγητών αναρτώνται στο πληροφοριακό σύστημα από την αρμόδια για την προκήρυξη υπηρεσία του Ιδρύματος. Η προθεσμία υποβολής υποψηφιοτήτων για τις διαδικασίες εκλογής ή εξέλιξης δεν μπορεί να είναι μικρότερη των τριάντα (30) ημερών.
Εντός της άνω προθεσμίας, όσοι επιθυμούν να υποβάλουν αίτηση υποψηφιότητας για την εκλογή σε προκηρυχθείσα θέση εγγράφονται στο σύστημα και υποβάλλουν ηλεκτρονικά την αίτηση υποψηφιότητας μαζί με όλα τα αναγκαία για την κρίση δικαιολογητικά.
Τα Τμήματα καταρτίζουν με απόφαση της Συνέλευσης ένα μητρώο εσωτερικών και ένα μητρώο εξωτερικών μελών, επιλέγοντας τα μέλη τους από το γενικό μητρώο του πληροφοριακού συστήματος. Τα μέλη των εκλεκτορικών σωμάτων και τριμελών εισηγητικών επιτροπών επιλέγονται από τα μητρώα εσωτερικών και εξωτερικών μελών, με πλήρως αιτιολογημένη, ιδίως ως προς το γνωστικό αντικείμενο και το επιστημονικό έργο των μελών του, απόφαση της Γενικής Συνέλευσης Ειδικής Σύνθεσης του Τμήματος.
Ο Πρόεδρος του Τμήματος συγκαλεί το εκλεκτορικό σώμα, ενώπιον της Συνέλευσης του Τμήματος. Η ημερομηνία της συνεδρίασης και η σχετική ημερήσια διάταξη αναρτώνται στο πληροφοριακό σύστημα με ευθύνη της Γραμματείας του οικείου Τμήματος του Ιδρύματος.
Οι υποψήφιοι δικαιούνται να υποβάλουν υπόμνημα έως πέντε (5) ημέρες πριν από τη συνεδρίαση του εκλεκτορικού σώματος, το οποίο αναρτούν εντός της ίδιας προθεσμίας στο πληροφοριακό σύστημα. Η παράλειψη της ανάρτησης εντός της ως άνω προθεσμίας συνιστά λόγο απαραδέκτου του υπομνήματος.
Η διαδικασία καταγράφεται σε πρακτικό. Η Γραμματεία του οικείου Τμήματος του Ιδρύματος οφείλει να καταχωρίζει αμελλητί στο πληροφοριακό σύστημα το διαβιβαστικό έγγραφο του πρακτικού εκλογής, εξέλιξης, ανανέωσης ή μονιμοποίησης του Προέδρου του Τμήματος προς τον Πρύτανη του οικείου Ιδρύματος για την άσκηση ελέγχου νομιμότητας. Η Γραμματεία του Τμήματος κοινοποιεί ηλεκτρονικά το ως άνω έγγραφο στους υποψηφίους και στα μέλη του Τμήματος. Μετά την κοινοποίηση αυτή, οι υποψήφιοι και τα μέλη της Γενικής Συνέλευσης Ειδικής Σύνθεσης του Τμήματος μπορούν να λάβουν γνώση του φακέλου της όλης διαδικασίας.
Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας του ελέγχου νομιμότητας, ο Πρύτανης του οικείου Ιδρύματος εκδίδει είτε πράξη εκλογής, εξέλιξης, ανανέωσης ή μονιμοποίησης, είτε πράξη αναπομπής του φακέλου της διαδικασίας στο οικείο Τμήμα. Οι ως άνω πράξεις αναρτώνται στο πληροφοριακό σύστημα.
Σημειώνεται ότι ο έλεγχος νομιμότητας αφορά την τήρηση της διαδικασίας και δεν επεκτείνεται σε θέματα ουσίας ούτε αφορά την επιστημονική ή τεχνική κρίση των μελών του εκλεκτορικού σώματος. Όσοι έχουν έννομο συμφέρον μπορούν να υποβάλουν, εντός προθεσμίας τριάντα (30) ημερών, υπόμνημα ενώπιον του Πρύτανη, το οποίο ο Πρύτανης λαμβάνει υπόψη του κατά την διαδικασία του ελέγχου νομιμότητας. Οι προσφεύγοντες οφείλουν να αναρτήσουν το υπόμνημα εντός της ίδιας προθεσμίας με ευθύνη τους στο πληροφοριακό σύστημα. Η παράλειψη της ανάρτησης εντός της ως άνω ταχθείσης προθεσμίας συνιστά λόγο απαραδέκτου του υπομνήματος.
Στις περιπτώσεις άγονης εκλογής ή αρνητικής κρίσης, η αντίστοιχη απόφαση αναρτάται στο πληροφοριακό σύστημα και προβλέπεται προθεσμία εξήντα ημερών για την άσκηση προσφυγής για τον έλεγχο νομιμότητας ενώπιον του Υπουργού.